Welche manuellen Prozesse kann Xentral vollständig automatisieren?

Kurze Antwort

Mit den Bordmitteln von Xentral (Flows, Prozessstarter, Standard-Workflows) kannst du rund 80 % deiner wiederkehrenden Bürotätigkeiten vollständig automatisieren – vom Auftragsimport bis zur DATEV-Übergabe. Für die restlichen 20 % gibt es die Xentral API mit über 200 REST-Endpunkten, Webhooks und einem MCP-Server für KI-Agenten. Damit ist in der Praxis fast jeder Prozess automatisierbar, der sich eindeutig in Regeln beschreiben lässt – auch wenn er nicht in der Bibliothek steht.

Damit du nicht im Allgemeinen bleibst, gehe ich unten fünf konkrete Bereiche durch – mit den Aktionen, die dort wegfallen, typischen Zeitersparnissen und passenden Standard-Flows.

Was du nach dem Artikel weißt

• Welche 5 Bereiche sich in jedem KMU schnell amortisieren
• Welche Standard-Flows Xentral mitliefert und welche du selbst bauen kannst
• Welche 3 Trigger-Typen (manuell, zeitgesteuert, eventbasiert) es gibt
• Wo der Standard endet und die API übernimmt – inkl. realistischer Einschätzung
• Was du besser nicht automatisierst (ja, das gibt es auch)

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Die Übersicht: Was Xentral automatisieren kann

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Beispiel 1: Auftragsimport & Bestellabwicklung

Das manuelle Problem: Jede Shop-Bestellung wird ins ERP übertragen, der Lagerbestand geprüft, der Auftrag freigegeben, kommissioniert, versandt, Rechnung geschrieben. Erfahrungswert: 5–8 Minuten pro Bestellung, Fehlerrate bei reiner Tipparbeit typisch 4–5 % (vergessene Positionen, falsche Adressen, Doppelbuchungen).

Was Xentral automatisiert:

• Bestellungen aus Shopify, WooCommerce, Shopware, Amazon, eBay, Otto, Kaufland usw. laufen über die Standard-Schnittstellen automatisch rein – inklusive Kunde, Positionen, Zahlart, Versandadresse
• Auftrag wird je nach Regelwerk direkt freigegeben (z. B. „PayPal bezahlt → freigeben") oder in eine Prüfwarteschlange gelegt (z. B. „Neukunde > 1000 €")
• E-Mail-/PDF-Bestellungen (klassischer B2B-Fall) werden via KI-OCR ausgelesen, validiert und als Auftrag angelegt – inkl. Stammdaten-Match auf Kunde und Artikel
• Bestand wird in Echtzeit über alle Kanäle synchron gehalten – kein Overselling mehr

Typische Zeitersparnis: Bearbeitung pro Auftrag von 5–8 Minuten auf unter 30 Sekunden (nur noch Ausnahmen). Ein B2B-Distributor konnte das Personalbedarf von 3 auf 1 Mitarbeiter senken – bei gleichzeitig vervielfachtem Auftragsvolumen.

Standard-Flow-Beispiel: „Auftragsfreigabe bei Zahlungseingang" – sobald der Zahlungsabgleich eine Vorkasse-Rechnung als bezahlt erkennt, wird der Auftrag automatisch zur Kommissionierung freigegeben.

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Beispiel 2: Zahlungsabgleich, Mahnungen & Vorkasse-Storno

Das manuelle Problem: Bankauszug runterladen, Zeile für Zeile zu offenen Rechnungen matchen, Mahnstufen pflegen, alte Vorkasse-Aufträge per Hand stornieren. In vielen KMU ist das ein halber Tag pro Woche für die Buchhaltung.

Was Xentral automatisiert:

• Bankabgleich: Xentral zieht (über Buchungskonten und Schnittstellen) Bankbewegungen und matched sie nach Verwendungszweck, Betrag und IBAN automatisch auf offene Posten
• Mahnwesen: Mehrstufige Mahnläufe (freundliche Erinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung → Inkasso) laufen zeitgesteuert ab. Du legst nur die Stufen und Texte fest
• Vorkasse-Storno: Klassischer Flow aus der Bibliothek – „Storniere alle Vorkasse-Aufträge älter als X Tage, max 50 pro Lauf". Läuft täglich, schließt Karteileichen automatisch, gibt reservierte Bestände wieder frei
• Skonto-Logik: Wird beim Zahlungseingang innerhalb der Skonto-Frist erkannt und automatisch verbucht

Was übrig bleibt: Echte Streitfälle (Teilzahlung mit falschem Verwendungszweck, Auslandsüberweisungen ohne Referenz). Das sind in der Praxis 5–10 % der Vorgänge – und nur die brauchen noch Augen.

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Beispiel 3: Lager, Versand & Rücksendungen

Das manuelle Problem: Picklisten ausdrucken, im Lager verteilen, Pakete am Versandtisch im DHL/UPS-Portal anlegen, Tracking-Nummer ins ERP eintippen, Tracking-Mail an den Kunden schicken. Bei wachsendem Volumen wird das zum Engpass.

Was Xentral automatisiert:

• Kommissionierwellen werden nach Regeln gebildet (z. B. „alle Express-Aufträge bis 11 Uhr in eine Welle, Rest in die Nachmittagsfreigabe"). Verteilung an Lagerplätze, optimierte Laufwege, Scanner-Workflow
• Versandetiketten: Direkte Anbindung an DHL, UPS, DPD, Hermes, GLS, FedEx u. a. über das Versandmodul – kein Wechsel ins Carrier-Portal mehr. Label-Druck und Tracking-Erfassung in einem Rutsch
• Tracking-Kommunikation: Sobald das Paket übergeben ist, geht automatisch eine Mail mit Tracking-Link raus – im eigenen Design, in der richtigen Sprache
• Retouren: Über das Add-On „Return-to-Sender-Erkennung" werden ungestellte Pakete am Wareneingang automatisch identifiziert und in Xentral als Retoure gebucht. Mehr dazu im Add-On Return-to-Sender Erkennung
• Cross-Docking & FBA: Routing-Regeln entscheiden je Auftrag, ob Eigenversand oder Fulfillment-Center (z. B. Amazon FBA) bedient

Was übrig bleibt: Der eigentliche physische Pickprozess. Aber sogar dort wird alles bis auf das Greifen durch Scanner-Workflows und Verpackungsvorschläge geführt – Fehlerquote sinkt typischerweise auf nahe Null.

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Beispiel 4: Belegerzeugung, Rechnungsversand & DATEV

Das manuelle Problem: Lieferschein in Rechnung umwandeln, PDF generieren, per Mail rausschicken, im DATEV-Format exportieren, dem Steuerberater monatlich übergeben.

Was Xentral automatisiert:

• Lieferschein → Rechnung in einem Schritt: Direkt aus dem Versandprozess wird die Rechnung erzeugt – mit korrekter Nummerkreis-Logik, USt-IDs und ggf. OSS-Logik
• Massenrechnung: Standard-Flow „Rechnung für eine Liste von Aufträgen erzeugen" – z. B. am Monatsende alle abgeschlossenen Sammelaufträge in einem Rutsch fakturieren
• Rechnungsversand: Automatisch per E-Mail mit individueller Anrede und Sprache, optional als ZUGFeRD/X-Rechnung für B2G-Kunden
• DATEV-Export: Klassisches DATEV-Schnittstellenformat wird automatisch erzeugt und kann per Cron-Job in den DATEV-Cloud-Bereich des Steuerberaters geschoben werden. Steuerberater sieht aktuelle Zahlen ohne Mail-Pingpong
• Gutschriften entstehen automatisch bei Retoure-Buchung (mit korrekter Logik Storno-/Rechnungskorrektur)

Wenn beim DATEV-Export Probleme auftreten (Konten falsch zugeordnet, OSS-Buchungen fehlen), findest du die häufigsten Fehler und Lösungen im Artikel Xentral DATEV-Export – Probleme lösen.

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Beispiel 5: Kundenkommunikation, CRM & Newsletter

Das manuelle Problem: „Neukunde im Shop → in Newsletter eintragen → in CRM anlegen → Begrüßungsmail schicken → in Hubspot-Liste packen". Vier Tools, vier Klicks, vier Quellen für Fehler.

Was Xentral automatisiert:

• Statusmails: Auftragsbestätigung, Versandbenachrichtigung, Lieferverzug, Retourenbestätigung – alles eventbasiert
• CRM-Sync: Standard-Prozessstarter für HubSpot Data Sync und Pipedrive – Kunden- und Auftragsdaten fließen in beide Richtungen
• Aufgaben/Wiedervorlagen: Mitarbeiter werden automatisch erinnert („Kunde X seit 90 Tagen keine Bestellung – Reaktivierungsmail planen")
• Newsletter-Trigger: Per Webhook landen neue Kunden direkt im ESP (Klaviyo, Mailchimp, Brevo) – mit dem richtigen Segment-Tag
• Steuerdienste: Taxdoo Sync überträgt Auftragsdaten automatisch für die EU-USt-Meldung – für jeden Onlinehändler mit Marktplätzen Pflichtprogramm

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Die 3 Trigger-Typen in Xentral Flows

Damit du verstehst, wie ein Flow überhaupt loslegt:

1. Manueller Trigger – du startest den Workflow per Knopfdruck. Sinnvoll für Massenaktionen, die du gezielt anstoßen willst (z. B. „Rechnungslauf für alle freigegebenen Aufträge")
2. Zeitgesteuerter Trigger – Cron-artig: alle X Minuten, täglich um Uhrzeit, wöchentlich. Klassiker: Vorkasse-Storno, Mahnlauf, DATEV-Export, Bestands-Sync
3. Eventbasierter Trigger – reagiert auf ein Ereignis in Xentral (Auftragsstatus geändert, Artikel angelegt, Zahlung eingegangen, Webhook eingetroffen). Das ist der mächtigste Modus für Echtzeit-Automation

Wer tiefer einsteigen will: Xentral Flows – der komplette Guide.

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Die Standard-Flow-Bibliothek

Xentral liefert eine wachsende Flow-Bibliothek mit fertigen Vorlagen, die du nur noch übernehmen und parametrisieren musst. Stand 2026 sind dort u. a. enthalten:

• Auftragsfreigabe bei Zahlungseingang
• Rechnung für eine Liste von Aufträgen erzeugen (Marketplace-Workflow SW10036)
• Storniere Vorkasse-Aufträge älter als X Tage
• Bestandswarnung bei Unterschreiten der Mindestmenge
• Auftragspriorisierung anhand Zahlart / Versandart
• Status-Sync zu externem System bei Statuswechsel
• Wiedervorlage erzeugen bei inaktiven Kunden

Vorteil: Du beginnst nie auf der grünen Wiese. Nachteil: Wenn dein Prozess wirklich individuell ist, brauchst du eigene Flows oder die API.

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Wenn der Standard nicht reicht: die Xentral API

Hier kommt der Teil, der auf den ersten Blick technisch klingt, in der Praxis aber fast jeden „geht nicht"-Fall in „geht doch" verwandelt:

Was die API bietet

• Über 200 dokumentierte REST-Endpunkte für Kunden, Artikel, Aufträge, Belege, Lager, Buchhaltung, Versand – mit ca. 250 weiteren in der Pipeline
• Webhooks für ereignisbasierte Echtzeit-Integration: externe Systeme werden benachrichtigt, sobald in Xentral etwas passiert – kein Polling, kein verzögerter Datenstand
• Xentral Connect – die Low-Code-Schicht auf der API für schnelle Drittsystem-Anbindungen direkt in der Xentral-Oberfläche
• MCP-Server (Model Context Protocol) – ermöglicht KI-Agenten den sicheren Zugriff auf die API. Xentral nennt das „Agentic ERP": ein Agent kann nicht nur lesen, sondern auch Prozesse auslösen (Adresskorrektur, Bestellverwaltung, Zahlungsabstimmung)

Was damit praktisch möglich wird

Ein paar Beispiele aus echten Kundenprojekten:

• Eigene Marketplace-Anbindung, die kein Connector unterstützt (z. B. eine Branchen-B2B-Plattform): per API neue Aufträge holen, Bestand zurückspielen, Versandstatus melden – komplett automatisch
• Unified Order API – ein einziger API-Call legt Kunde an (oder findet ihn), validiert Artikel, erstellt den Auftrag. Genau das macht unser Add-On Unified Order API
• Custom-Workflow zwischen Xentral und einem Branchen-CRM: Lead wird im CRM qualifiziert → Webhook nach Xentral → Angebot wird automatisch erstellt → bei Annahme im CRM wird in Xentral der Auftrag freigegeben
• Eigene Reporting-/BI-Anbindung: regelmäßiger API-Export in Snowflake/BigQuery für Dashboards, die das Xentral-Standard-Reporting nicht hergibt
• EDI/IDOC-Brücken für Großkunden, die nur per EDIFACT bestellen
• KI-Agenten für Aufgaben, die Regeln nicht abbilden können – z. B. eingehende Reklamations-Mails klassifizieren und automatisch das passende Vorgehen anstoßen

Die Faustregel: Wenn du den Prozess eindeutig beschreiben kannst, lässt er sich automatisieren – entweder per Standard-Flow oder per API. Was nicht funktioniert: Prozesse, die in Wahrheit jedes Mal Bauchgefühl brauchen.

Mehr zu individuellen Schnittstellen findest du unter Xentral API-Programmierung – oder du buchst direkt ein kostenloses Erstgespräch.

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Was du besser nicht automatisierst

Ehrliche Einschätzung – das vergessen viele Beratungen:

• Sonderpreise & Konditionen mit strategischer Bedeutung – wenn jeder Großkunde individuell verhandelt wird, lohnt sich der Rule-Engine-Aufbau selten. Lieber Workflows für die häufigsten 80 % bauen
• Reklamationen mit Kulanzentscheidung – kann man teilautomatisieren, aber die Entscheidung „Wir tauschen kulanzhalber" gehört zu einem Menschen
• Einmalige Datenmigrationen – einmal sauber importieren ist günstiger als einen Flow dafür zu bauen
• Prozesse, die du gerade erst manuell erprobst – erst stabilisieren, dann automatisieren. Sonst zementierst du einen Workaround

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Realistische Größenordnungen aus Kundenprojekten

Das sind keine Marketing-Zahlen, sondern Werte, die ich in Projekten regelmäßig sehe. Voraussetzung: saubere Stammdaten und ein klares Regelwerk.

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Häufige Fragen

Brauche ich technisches Know-how, um Xentral Flows zu nutzen?

Für Standard-Flows aus der Bibliothek: nein. Du wählst Trigger, setzt Parameter und aktivierst. Für eigene Flows oder API-Anbindungen: ja, da hilft jemand mit Xentral-Know-how (oder ein Entwickler), insbesondere für die Anfangskonfiguration.

Was ist der Unterschied zwischen Prozessstartern und Xentral Flows?

Prozessstarter sind die klassischen, zeitgesteuerten Hintergrund-Jobs (z. B. Auftragsimport, Zahlungsabgleich). Xentral Flows sind das neuere, modernere System mit visueller Konfiguration, eventbasierten Triggern und der Standard-Flow-Bibliothek. Beide laufen parallel – Flows ist die Zukunft.

Lohnt sich das auch für kleine Unternehmen?

Ab ~50 Bestellungen pro Monat amortisieren sich die ersten Standard-Flows fast immer. Spätestens ab 200 Bestellungen/Monat ist Nicht-Automatisieren teurer als Automatisieren – schon der Zahlungsabgleich allein spart einen halben Personentag.

Was kostet die Einrichtung der Automatisierungen?

Standard-Flows aus der Bibliothek: nur Konfigurationszeit, meist 1–3 Stunden. Eigene Flows: 4–8 Stunden je nach Komplexität. Größere API-Integrationen: ab 1–3 Tagen aufwärts. Konkrete Stundensätze findest du auf Preise.

Kann Xentral auch Prozesse außerhalb des Shops automatisieren?

Ja – über Webhooks und API kannst du Xentral mit so ziemlich allem verbinden, was eine API hat: CRM, ESP, BI-Tools, Steuersoftware, Banken, Logistikdienstleister, EDI-Plattformen, Custom-Apps, KI-Agenten.

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Fazit

Die meisten KMU unterschätzen, wie weit Xentral im Standard schon kommt – und überschätzen gleichzeitig, wie schwer die letzten Prozente sind. Die ehrliche Realität:

• Standard-Flows decken das ab, was 80 % der Onlinehändler brauchen – Auftragseingang, Zahlung, Versand, Belege, DATEV
• Eigene Flows schließen die individuellen Lücken im eigenen Geschäft
• Die API macht den Rest – inklusive Integrationen, die es als Standard nicht gibt

Was du dafür brauchst: ein klares Bild deiner Prozesse, saubere Stammdaten und jemanden, der die Brücke zwischen Geschäft und System schlägt.

Wenn du wissen willst, welche Prozesse sich bei dir am schnellsten rechnen, buch dir ein kostenloses Erstgespräch – ich gehe deine Top-5-Zeitfresser mit dir durch und sage dir, welche davon Standard-Flow, welche Custom-Flow und welche API-Projekt sind.