Xentral Flows Guide 2026 - Automatisierung ohne Programmieren | Xentral Experte

Stell dir vor, du kommst morgens ins Büro und alle Nacht-Bestellungen sind bereits verarbeitet. Die Lagerbestände wurden automatisch zum Shop synchronisiert. Kunden, deren Pakete gestern rausgegangen sind, haben ihre Versandbestätigungen mit Tracking-Link bekommen. Und dein täglicher Report liegt im Posteingang.

Das klingt nach Zukunftsmusik? Ist es nicht. Das sind Xentral Flows – das No-Code-Automatisierungs-Feature, das Xentral von anderen ERP-Systemen abhebt und das ich bei meinen Kunden regelmäßig einrichte.

In diesem Guide erkläre ich dir alles, was du über Flows wissen musst: wie sie funktionieren, welche Standard-Flows du sofort nutzen kannst, und wie du eigene Automatisierungen für deine spezifischen Prozesse bekommst.

Warum Automatisierung so wichtig ist

Bevor wir in die Details einsteigen, ein Wort zur Bedeutung von Automatisierung für wachsende E-Commerce-Unternehmen.

Als Einzelkämpfer oder kleines Team kannst du vieles manuell erledigen. Du öffnest morgens dein System, schaust dir die neuen Bestellungen an, gibst sie frei, druckst Lieferscheine, erstellst Versandlabels, trägst Tracking-Nummern ein, informierst Kunden. Das funktioniert bei 20 Bestellungen am Tag.

Bei 50 Bestellungen am Tag wird es eng. Bei 100 Bestellungen brauchst du entweder mehr Personal oder bessere Prozesse. Und hier kommt Automatisierung ins Spiel.

Automatisierung bedeutet nicht, dass du Menschen ersetzt. Es bedeutet, dass du repetitive, regelbasierte Tätigkeiten an das System delegierst. Deine Mitarbeiter können sich auf die Aufgaben konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen erfordern – Kundenberatung, Qualitätskontrolle, Problemlösung.

Die Unternehmen, die ich betreue und die am schnellsten wachsen, haben alle eines gemeinsam: Sie investieren früh in Automatisierung. Nicht erst wenn sie unter der Arbeit ersticken, sondern proaktiv, um skalierungsfähig zu werden.

Was sind Xentral Flows?

Xentral Flows ist das No-Code-Automatisierungs-Feature, das seit September 2025 verfügbar ist und kontinuierlich erweitert wird. Es ermöglicht dir, Wenn-Dann-Regeln zu erstellen, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.

Das Grundprinzip verstehen

Jeder Flow besteht aus drei Elementen: einem Trigger, Bedingungen und Aktionen.

Der Trigger ist das Ereignis, das den Flow startet. Das kann ein manueller Knopfdruck sein, wenn du einen Flow bei Bedarf auslösen willst. Es kann zeitgesteuert sein, zum Beispiel täglich um 8 Uhr morgens. Oder es kann ereignisbasiert sein, also wenn etwas Bestimmtes im System passiert – ein neuer Auftrag wird erstellt, ein Zahlungseingang wird verbucht, ein Lagerbestand ändert sich.

Die Bedingungen definieren, wann der Flow tatsächlich ausgeführt werden soll. Nicht jeder Auftrag muss vielleicht automatisch freigegeben werden – nur die, bei denen die Zahlung bereits eingegangen ist. Nicht jede Bestandsänderung erfordert eine E-Mail – nur wenn der Bestand unter einen kritischen Wert fällt.

Die Aktionen sind das, was der Flow tut, wenn Trigger und Bedingungen erfüllt sind. Status ändern, E-Mail senden, Daten synchronisieren, Dokument erstellen, Tag setzen, Benachrichtigung auslösen – die Möglichkeiten sind vielfältig.

Ein konkretes Beispiel

Nehmen wir einen einfachen Flow zur automatischen Auftragsfreigabe:

Der Trigger ist "Neuer Auftrag erstellt". Die Bedingung ist "Zahlungsart gleich PayPal und Zahlungsstatus gleich bezahlt". Die Aktion ist "Auftrag freigeben und zur Kommissionierung weiterleiten".

Dieser einfache Flow spart dir jeden einzelnen Klick für die manuelle Freigabe von PayPal-Bestellungen. Bei 50 PayPal-Bestellungen am Tag sind das 50 Klicks weniger – und keine vergessenen Aufträge mehr.

Standard-Flows vs. Custom-Flows

Xentral bietet zwei Arten von Flows: Standard-Flows aus der Bibliothek und individuelle Custom-Flows.

Standard-Flows aus der Bibliothek

Die Flow-Bibliothek enthält fertige Automatisierungen, die Xentral entwickelt und getestet hat. Diese Standard-Flows können mit wenigen Klicks aktiviert werden – allerdings ist die Verfügbarkeit aktuell noch auf bestimmte Pakete beschränkt. Xentral plant, die Flow-Erstellung zeitnah für alle Kunden zu öffnen.

Der Vorteil der Standard-Flows liegt in ihrer Einfachheit. Du aktivierst sie mit wenigen Klicks und sie funktionieren zuverlässig, weil Xentral sie ausgiebig getestet hat. Der Nachteil: Du kannst sie kaum anpassen. Sie machen genau das, wofür sie gebaut wurden – nicht mehr und nicht weniger.

Typische Standard-Flows sind zum Beispiel die automatische Versandbestätigung, die Lagerbestand-Warnung bei Unterschreitung des Mindestbestands, oder die automatische Auftragsstornierung bei Nicht-Zahlung nach einer bestimmten Frist.

Custom-Flows für individuelle Anforderungen

Wenn deine Prozesse von der Standardlogik abweichen, brauchst du Custom-Flows. Diese werden individuell für dich erstellt und können beliebig komplex sein.

Ein Custom-Flow kann zum Beispiel automatisch eine Bestellung beim Lieferanten anlegen, wenn der Bestand eines bestimmten Artikels unter den Mindestbestand fällt. Oder er kann kundenspezifische Preislogik anwenden, je nach Kundengruppe, Bestellvolumen oder Warengruppe. Oder er kann Daten mit externen Systemen synchronisieren, die nicht über Standard-Integrationen angebunden sind.

Custom-Flows können nur von zertifizierten Xentral-Partnern erstellt werden. Das hat einen guten Grund: Ein fehlerhaft konfigurierter Flow kann Schaden anrichten – falsche E-Mails an Kunden, falsch gebuchte Bestände, falsch freigegebene Aufträge. Die Zertifizierung stellt sicher, dass die Person, die den Flow erstellt, weiß was sie tut.

Die wichtigsten Flow-Kategorien im Detail

Flows lassen sich in verschiedene Kategorien einteilen, je nachdem welchen Bereich deines Unternehmens sie automatisieren.

Vertrieb und Auftragsverarbeitung

Die Auftragsverarbeitung ist der klassische Einstiegspunkt für Automatisierung. Hier gibt es viele repetitive Tätigkeiten, die sich gut automatisieren lassen.

Die automatische Auftragsfreigabe ist der häufigste Use Case. Statt dass ein Mitarbeiter jeden Auftrag prüft und manuell freigibt, übernimmt das der Flow – unter den von dir definierten Bedingungen. Nur bezahlte Aufträge. Nur Aufträge ohne Sonderanfragen. Nur Aufträge bis zu einem bestimmten Wert.

Die Priorisierung von Aufträgen ist ein weiterer häufiger Anwendungsfall. Express-Bestellungen können automatisch mit hoher Priorität versehen werden. Aufträge von VIP-Kunden können an die Spitze der Liste gesetzt werden. Aufträge mit bestimmten Produkten, die kühl gelagert werden müssen, können ein spezielles Tag bekommen.

Das Routing von Aufträgen ist bei Unternehmen mit mehreren Lagern oder Standorten relevant. Der Flow kann automatisch entscheiden, aus welchem Lager ein Auftrag bedient wird – basierend auf Verfügbarkeit, Entfernung zum Kunden, oder anderen Kriterien.

Logistik und Versand

Im Versandbereich geht es oft um die richtige Versandart und um Kommunikation mit dem Kunden.

Die automatische Versandart-Zuordnung spart täglich Zeit. Der Flow prüft Gewicht, Abmessungen und Zielland des Pakets und wählt automatisch den günstigsten oder schnellsten Versanddienstleister. Kleine Sendungen unter einem Kilogramm gehen als Warenpost, normale Pakete über DHL, Sperrgut über eine Spedition.

Die Tracking-Übermittlung ist ein Klassiker. Sobald die Tracking-Nummer im System hinterlegt ist – sei es durch manuelle Eingabe oder automatischen Import vom Versanddienstleister – verschickt der Flow eine E-Mail an den Kunden mit dem Tracking-Link. Das reduziert "Wo ist mein Paket?"-Anfragen erheblich.

Die automatische Dokumentenerstellung spart ebenfalls Zeit. Lieferscheine, Versandetiketten, Zolldokumente können automatisch erstellt werden, sobald ein Auftrag einen bestimmten Status erreicht.

Finanzen und Buchhaltung

Auch in der Buchhaltung gibt es Automatisierungspotenzial, auch wenn hier oft mehr Vorsicht geboten ist.

Die automatische Zuordnung von Zahlungseingängen funktioniert gut, wenn die Referenznummern stimmen. Der Flow gleicht eingehende Zahlungen mit offenen Posten ab und markiert sie als bezahlt. Bei Abweichungen – anderem Betrag, fehlender Referenz – wird ein Mensch informiert.

Das automatische Mahnwesen ist ein beliebter Flow. Überfällige Rechnungen werden automatisch erkannt, Mahnungen werden erstellt und per E-Mail versendet, der Status wird aktualisiert. Du musst nur noch die Sonderfälle bearbeiten.

Die Buchhaltungs-Exports können zeitgesteuert angestoßen werden. Jeden ersten Montag im Monat erstellt der Flow automatisch den DATEV-Export für den Vormonat und legt ihn in einem definierten Ordner ab oder sendet ihn direkt an den Steuerberater.

Lager und Bestand

Im Lagerbereich geht es oft um Prävention – Probleme erkennen, bevor sie zu Kundenbeschwerden führen.

Mindestbestand-Warnungen sind der Klassiker. Der Flow überwacht die Lagerbestände und informiert den Einkauf, wenn ein Artikel unter eine kritische Schwelle fällt. So vermeidest du Ausverkauft-Situationen.

Fortgeschrittenere Setups können automatische Nachbestellungen auslösen. Der Flow erkennt den Bedarf, erstellt eine Bestellanfrage beim hinterlegten Lieferanten und legt sie zur Freigabe vor – oder sendet sie direkt, wenn du das willst.

Inventur-Erinnerungen können zeitgesteuert eingerichtet werden. Einmal im Quartal bekommt das Lagerteam eine E-Mail mit der Liste der Artikel, die zur Inventur anstehen, sortiert nach ABC-Klasse oder letztem Inventurdatum.

Flows vs. andere Automatisierungswege

Xentral Flows sind nicht die einzige Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren. Hier ein Vergleich mit den Alternativen.

Flows vs. Make/Zapier

Make (früher Integromat) und Zapier sind externe Automatisierungsplattformen, die verschiedene Systeme miteinander verbinden können. Sie haben ihren eigenen Platz, aber Flows haben klare Vorteile für Xentral-interne Prozesse.

Flows sind tief in Xentral integriert. Sie haben direkten Zugriff auf alle Daten und Funktionen, ohne den Umweg über die API. Das macht sie schneller, zuverlässiger und einfacher zu konfigurieren.

Make und Zapier sind besser, wenn du Xentral mit anderen Systemen verbinden willst, für die es keine native Integration gibt. Wenn du zum Beispiel bei jedem neuen Xentral-Auftrag einen Eintrag in einem Google Sheet erstellen oder eine Slack-Nachricht senden willst, sind diese Tools die richtige Wahl.

Meine Empfehlung: Nutze Flows für alles, was innerhalb von Xentral passiert. Nutze Make oder Zapier für die Verbindung mit externen Systemen.

Flows vs. direkte API-Entwicklung

Für sehr spezielle Anforderungen kann eine individuelle Entwicklung über die Xentral-API nötig sein. Das ist flexibler als Flows, aber auch aufwändiger.

API-Entwicklung ergibt Sinn, wenn du komplexe Berechnungslogik brauchst, wenn du große Datenmengen verarbeiten musst, oder wenn du eine bidirektionale Integration mit einem anderen System brauchst, das spezifische Anforderungen hat.

Für die meisten Standardfälle sind Flows die bessere Wahl, weil sie wartbarer sind und keine laufenden Entwicklungskosten verursachen.

Fünf Flow-Ideen, die fast jeder braucht

Aus meiner Erfahrung gibt es bestimmte Automatisierungen, die für fast jeden Xentral-Nutzer sinnvoll sind. Hier meine Top 5.

1. Automatische Auftragsfreigabe nach Zahlung

Das Problem kennst du: Du gibst Aufträge manuell frei, nachdem die Zahlung eingegangen ist. Das kostet Zeit und manchmal vergisst jemand einen Auftrag.

Der Flow löst das Problem elegant. Sobald der Zahlungsstatus sich auf "bezahlt" ändert und der Auftragsstatus noch "offen" ist, wird der Auftrag automatisch freigegeben.

Die Zeitersparnis liegt bei zwei bis fünf Minuten pro Auftrag – je nachdem wie schnell du sonst bist. Bei 50 Aufträgen am Tag sind das schnell zwei Stunden täglich.

2. Versandbestätigung mit Tracking

Das Problem: Kunden fragen ständig "Wo ist mein Paket?" – obwohl es längst unterwegs ist.

Der Flow reagiert automatisch, sobald eine Tracking-Nummer im System hinterlegt wird. Er sendet eine E-Mail an den Kunden mit dem Tracking-Link und übermittelt die Information an den Shop, falls das relevant ist.

Das Ergebnis: Deutlich weniger Support-Anfragen. Kunden fühlen sich gut informiert, und dein Team hat mehr Zeit für echte Probleme.

3. Lagerbestand-Warnung

Das Problem: Du merkst erst, dass ein Artikel ausverkauft ist, wenn Kunden sich beschweren oder Bestellungen stornieren.

Der Flow überwacht alle Lagerbestände und sendet eine E-Mail an den Einkauf, sobald ein Artikel unter den Mindestbestand fällt. Damit das nicht nervt, baut man eine Bedingung ein: Nur wenn die letzte Warnung für diesen Artikel über sieben Tage her ist.

Das Ergebnis: Keine Überraschungen mehr. Du weißt immer rechtzeitig, wann Nachschub nötig ist.

4. Automatische Stornierung bei Nicht-Zahlung

Das Problem: Aufträge mit Zahlungsart "Vorkasse" bleiben ewig offen. Der Kunde hat es sich anders überlegt, aber der Auftrag blockiert Bestand und verfälscht deine Statistiken.

Der Flow läuft einmal täglich und prüft alle Aufträge. Ist ein Auftrag älter als zehn Tage, war die Zahlungsart Vorkasse, und ist er immer noch unbezahlt? Dann wird automatisch eine Stornierung erstellt, der reservierte Bestand wird zurückgebucht, und der Kunde bekommt eine Information.

Das Ergebnis: Eine saubere Auftragsliste ohne Leichen.

5. VIP-Kunden automatisch erkennen

Das Problem: Du willst deine Top-Kunden besonders behandeln, aber du weißt nicht immer, wer das ist.

Der Flow läuft nach jedem abgeschlossenen Auftrag. Er prüft den Gesamtumsatz des Kunden. Liegt er über einem Schwellenwert – zum Beispiel 5.000 Euro – und hat der Kunde noch keinen VIP-Tag? Dann wird das Tag automatisch gesetzt und der Vertrieb wird benachrichtigt.

Das Ergebnis: Bessere Kundenbindung durch rechtzeitige Erkennung deiner wichtigsten Kunden.

Best Practices für erfolgreiche Automatisierung

Aus hunderten Flow-Projekten habe ich einige Lessons Learned mitgenommen, die ich hier teilen möchte.

Klein anfangen und iterieren

Der häufigste Fehler: Ein Monster-Flow mit zwanzig Bedingungen und zehn Aktionen. Solche Flows sind schwer zu testen, schwer zu warten und schwer zu debuggen, wenn etwas schiefgeht.

Besser: Drei kleine, fokussierte Flows, die jeweils eine Sache gut machen. Du kannst sie später verketten, wenn nötig.

Gründlich testen

Bevor ein Flow produktiv geht, sollte er gründlich getestet werden. Das bedeutet: Test mit Dummy-Daten, um die grundsätzliche Logik zu prüfen. Test mit echtem Auftrag in kontrollierter Umgebung. Monitoring der ersten Tage nach Go-Live, um unerwartetes Verhalten zu erkennen.

Ein falsch konfigurierter Flow kann Schaden anrichten. Eine falsche E-Mail an 500 Kunden zu senden ist ärgerlich. Falsche Bestände zu buchen kann teuer werden.

Dokumentation nicht vergessen

In sechs Monaten weißt du nicht mehr, warum du diese eine seltsame Bedingung eingebaut hast. Dokumentiere jeden Flow: Was macht er? Warum macht er das? Welche Ausnahmen gibt es?

Fehlerbehandlung einplanen

Was passiert, wenn ein Flow fehlschlägt? Im Idealfall solltest du das vorher definieren. Benachrichtigungen einrichten, damit du informiert wirst. Fallback-Aktionen definieren, wenn möglich. Logs prüfen, um die Ursache zu verstehen.

Nicht alles automatisieren

Automatisierung ist kein Selbstzweck. Manche Entscheidungen erfordern menschliches Urteilsvermögen. Ein Kunde beschwert sich – soll das automatisch eskaliert werden, oder soll ein Mensch erst mal draufschauen?

Automatisiere das Offensichtliche und Repetitive. Lass dem Menschen die komplexen Entscheidungen.

Das Flows-Journal verstehen

Alle Flow-Ausführungen werden im Flows-Journal protokolliert. Das ist dein wichtigstes Werkzeug, um Flows zu überwachen und Probleme zu erkennen.

Im Journal siehst du erfolgreiche und fehlgeschlagene Ausführungen, die Ausführungszeit, und Details zu jeder einzelnen Aktion. Wenn ein Flow fehlschlägt, siehst du hier, an welcher Stelle und warum.

Mein Tipp: Schau regelmäßig ins Journal, nicht nur wenn etwas offensichtlich nicht funktioniert. Manchmal gibt es Warnungen oder Teil-Fehler, die auf Probleme hindeuten, bevor sie eskalieren.

Häufige Fragen zu Xentral Flows

Kann ich Flows selbst erstellen?

Aktuell können nur zertifizierte Partner Custom-Flows erstellen. Standard-Flows aus der Bibliothek kann jeder aktivieren und nutzen. Xentral hat angekündigt, den Flow-Editor mittelfristig für alle Nutzer zu öffnen – wann genau, ist noch nicht bekannt.

Was kosten Custom-Flows?

Das hängt von der Komplexität ab. Einfache Flows mit klarer Logik sind oft in ein bis zwei Stunden erstellt. Komplexere Automatisierungen mit vielen Bedingungen und Ausnahmen brauchen mehr Zeit. Bei meinem Stundensatz von 120 Euro liegen einfache Flows bei 120 bis 240 Euro, komplexere bei 400 Euro und aufwärts. Im Erstgespräch schätze ich den Aufwand für dein spezifisches Projekt.

Wie viele Flows kann ich haben?

Es gibt keine technische Begrenzung. Aber weniger ist oft mehr. Viele kleine Flows sind wartbarer als wenige komplexe, aber zu viele Flows werden unübersichtlich. Finde die richtige Balance für deine Prozesse.

Können Flows E-Mails versenden?

Ja, das ist eine der häufigsten Aktionen. Du kannst eigene E-Mail-Vorlagen verwenden und dynamische Daten einfügen – Kundenname, Bestellnummer, Tracking-Link und so weiter.

Was passiert wenn ein Flow fehlschlägt?

Der Flow stoppt, und der Fehler wird im Journal protokolliert. Du kannst Benachrichtigungen einrichten, um per E-Mail informiert zu werden, wenn ein Flow fehlschlägt.

Können Flows auf externe Systeme zugreifen?

Begrenzt. Flows können Webhooks auslösen und HTTP-Requests machen, aber für komplexe Integrationen mit externen Systemen sind Make/Zapier oder individuelle API-Entwicklung oft besser geeignet.

Laufen Flows in Echtzeit?

Ereignisbasierte Flows laufen nahezu in Echtzeit, sobald das auslösende Ereignis eintritt. Zeitgesteuerte Flows laufen zu den definierten Zeiten. Die tatsächliche Ausführungszeit hängt von der Komplexität und der Systemauslastung ab.

Kann ich Flows deaktivieren, wenn ich sie nicht mehr brauche?

Ja, Flows können jederzeit deaktiviert werden, ohne sie zu löschen. Das ist nützlich für saisonale Aktionen oder wenn du einen Flow vorübergehend aussetzen willst.

Fazit: Flows als Wettbewerbsvorteil

Xentral Flows sind einer der größten Vorteile gegenüber einfacheren Systemen wie Billbee. Mit der richtigen Automatisierung sparst du Stunden pro Woche, reduzierst Fehler und skalierst, ohne proportional mehr Personal einzustellen.

Meine Empfehlung: Starte mit den Standard-Flows aus der Bibliothek. Aktiviere die Versandbestätigung, die Lagerbestand-Warnung, die automatische Auftragsfreigabe. Wenn du siehst, was möglich ist, lass dir Custom-Flows für deine spezifischen Prozesse erstellen.

Automatisierung ist keine einmalige Sache, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Mit jedem wachsenden Prozess, mit jeder neuen Anforderung, gibt es neue Automatisierungspotenziale. Die Unternehmen, die das früh verstehen und systematisch angehen, haben einen echten Wettbewerbsvorteil.

Nächste Schritte

Flow-Beratung anfragen – Welche Flows brauchst du?
Workflow-Automatisierung als Leistung – Mein Angebot
Xentral Kosten und Preise – Der komplette Guide

Xentral Flows Guide 2026 - Automatisierung ohne Programmieren