Xentral DATEV Export Probleme lösen - Die häufigsten Fehler | Xentral Experte

Es ist der 15. des Monats. Dein Steuerberater wartet auf die DATEV-Daten. Du klickst auf "Export" und... nichts passiert. Oder eine kryptische Fehlermeldung erscheint. Oder Xentral zeigt "Erfolgreich" an – aber in DATEV kommt nichts an.

Willkommen im Club. Der DATEV-Export ist einer der häufigsten Pain Points in der Xentral-Community. In meiner Beratungspraxis sehe ich diese Probleme wöchentlich, manchmal täglich. Die gute Nachricht: Die meisten Probleme lassen sich selbst lösen, wenn man weiß, wo man suchen muss.

In diesem Artikel zeige ich dir die zehn häufigsten DATEV-Probleme in Xentral und wie du sie behebst. Außerdem erfährst du, wie du die Integration von Anfang an richtig einrichtest, um viele dieser Probleme zu vermeiden.

Warum die DATEV-Integration so wichtig ist

Bevor wir in die Problemlösung einsteigen, ein kurzer Hintergrund zur Einordnung. DATEV ist das Standard-System für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern in Deutschland und Österreich. Über 40.000 Steuerkanzleien nutzen DATEV, und wenn dein Steuerberater dazu gehört, führt an der Integration kein Weg vorbei.

Ohne funktionierende DATEV-Integration bedeutet das: Daten manuell exportieren, aufbereiten, an den Steuerberater schicken, Rückfragen beantworten, Korrekturen einarbeiten. Das kostet Zeit – bei dir und beim Steuerberater, der das natürlich in Rechnung stellt.

Mit funktionierender Integration: Export klicken, Daten fließen automatisch in DATEV Unternehmen Online, der Steuerberater kann sofort arbeiten. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler, die bei manueller Übertragung entstehen.

Deshalb lohnt es sich, Zeit in die Problemlösung zu investieren. Eine funktionierende DATEV-Integration zahlt sich jeden Monat aus.

Problem 1: "Erfolgreich" aber keine Daten in DATEV

Das ist das frustrierendste Problem überhaupt, weil Xentral behauptet, alles sei in Ordnung, aber beim Steuerberater kommt nichts an.

Was du siehst: Xentral zeigt "Export erfolgreich" an. Du atmest auf. Dann ruft der Steuerberater an: "Ich sehe keine Buchungen für den Monat."

Die häufigste Ursache: Doppelte Belegnummern im Exportzeitraum. Wenn zwei Rechnungen dieselbe Nummer haben, lehnt DATEV den Import ab – aber die neue DATEV-Schnittstelle in Xentral zeigt das leider nicht als Fehler an. Das ist ein bekanntes Problem, das Xentral hoffentlich bald behebt.

So löst du es: Öffne in Xentral den Bereich Buchhaltung und dann Rechnungen. Filtere nach dem Zeitraum, den du exportieren wolltest. Sortiere nach Rechnungsnummer und suche nach Duplikaten. Wenn du welche findest, musst du eine davon stornieren und mit einer neuen, eindeutigen Nummer neu ausstellen.

Danach führst du den Export erneut durch. Diesmal sollte er auch wirklich in DATEV ankommen.

Warum passiert das? Doppelte Rechnungsnummern entstehen oft durch manuelle Eingriffe, durch Stornierungen, die nicht korrekt durchgeführt wurden, oder durch Systemfehler. Ein regelmäßiger Check auf Duplikate vor dem Export verhindert dieses Problem.

Problem 2: Technische Fehlermeldung "bindTo() on null"

Manchmal zeigt Xentral statt einer verständlichen Meldung einen technischen Fehler an. Eine der häufigsten ist: "Call to a member function bindTo() on null".

Was das bedeutet: Das ist ein PHP-Fehler, der auf ein Problem im Xentral-Code hinweist – kein Konfigurationsfehler deinerseits.

Die Ursache: Dieser Fehler trat in bestimmten älteren Xentral-Versionen auf und wurde inzwischen gefixt. Wenn du ihn siehst, ist deine Xentral-Version veraltet.

Die Lösung: Aktualisiere Xentral auf die aktuelle Version. Seit Version 23.0.32 sollte dieser Fehler behoben sein. Wenn du nicht selbst updaten kannst oder willst, kontaktiere den Xentral-Support.

Nach dem Update sollte der Export funktionieren. Falls der Fehler nach dem Update immer noch auftritt, eröffne ein Support-Ticket mit der genauen Fehlermeldung.

Problem 3: CSV Validierungsfehler

Du versuchst einen CSV-Export, und Xentral zeigt "Validierungsfehler" an – aber ohne zu verraten, welcher Datensatz das Problem verursacht. Frustrierend, aber lösbar.

Was passiert: Die CSV-Validierung prüft, ob alle exportierten Daten den DATEV-Anforderungen entsprechen. Bei einem Problem bricht der Export ab, aber die Fehlermeldung ist oft zu unspezifisch.

Häufige Ursachen für Validierungsfehler: IBAN oder BIC in ungültiger Länge, Steuernummern im falschen Format, Sonderzeichen in Feldern die nur ASCII erlauben, fehlende Pflichtfelder wie Buchungstext oder Konto.

Der Lösungsweg: Gehe zu den DATEV-Export-Einstellungen und aktiviere temporär die Option "CSV Validierung deaktivieren". Führe den Export durch und speichere die CSV-Datei lokal. Öffne die Datei in Excel und suche nach auffälligen Einträgen: leere IBAN-Felder, zu kurze oder zu lange Werte, Sonderzeichen.

Wenn du den Übeltäter gefunden hast, korrigiere die Stammdaten in Xentral. Das können Kundendaten sein, Lieferantendaten, oder Einstellungen bei Konten. Nach der Korrektur aktiviere die Validierung wieder und führe einen erneuten Export durch.

Dieser Prozess ist zeitaufwändig, aber er hilft dir, die Datenqualität in deinem System langfristig zu verbessern.

Problem 4: Export-Button reagiert nicht

Du klickst auf den Export-Button und es passiert einfach nichts. Kein Fehler, keine Datei, keine Reaktion. Als wäre der Button kaputt.

Die Ursache: Fast immer ein Browser-Problem. Entweder ist der Cache veraltet, JavaScript ist blockiert, oder eine Browser-Erweiterung stört.

So gehst du vor: Zuerst leere den Browser-Cache. Das geht mit Strg + Shift + Delete in den meisten Browsern. Wähle "Zwischengespeicherte Bilder und Dateien" und lösche sie.

Wenn das nicht hilft, versuche es in einem Inkognito- oder privaten Fenster. Dort sind alle Erweiterungen deaktiviert und der Cache ist leer. Funktioniert es dort, ist eine deiner Browser-Erweiterungen der Übeltäter – häufig sind es Ad-Blocker oder Skript-Blocker.

Als letzten Test probiere einen anderen Browser. Wenn es in Chrome nicht funktioniert, versuche Firefox oder Edge. So findest du heraus, ob es ein browserspezifisches Problem ist.

Problem 5: Belege und Buchungen nicht verknüpft

Die Buchungen kommen in DATEV an, aber die zugehörigen Belege (PDFs) fehlen oder sind nicht mit den Buchungen verknüpft. Der Steuerberater sieht die Zahlen, aber nicht die Rechnungen dazu.

Warum das passiert: Beim klassischen CSV-Export werden nur die Buchungsdaten übertragen, keine Belege. Die PDFs müssen separat hochgeladen und manuell oder über einen anderen Prozess zugeordnet werden.

Die bessere Lösung: Nutze den XML + PDF Export statt CSV. Diese Methode ist moderner und überträgt Buchungen und Belege zusammen in einem Paket.

So stellst du um: Gehe zu den DATEV-Export-Einstellungen und wähle als Export-Format "DATEV XML". Aktiviere die Option "Mit Belegbildern". Beim Export wird jetzt ein Paket erstellt, das du in DATEV Unternehmen Online hochlädst. Die Belege werden automatisch den richtigen Buchungen zugeordnet.

Diese Methode erfordert, dass dein Steuerberater DATEV Unternehmen Online nutzt. Wenn er noch die klassische DATEV-Software verwendet, sprich mit ihm über ein Upgrade – es lohnt sich für beide Seiten.

Problem 6: Zeitraum-Überschneidungen und doppelte Buchungen

Beim Import in DATEV erscheinen Meldungen wie "Buchung bereits vorhanden" oder du findest doppelte Buchungen für denselben Zeitraum.

Die Ursache: Du hast überlappende Zeiträume exportiert. Vielleicht den 01.01. bis 15.01., und dann den 10.01. bis 31.01. Die Buchungen vom 10. bis 15. sind jetzt doppelt.

Die einfache Regel: Exportiere immer ganze Monate, nie überlappende Zeiträume. Und führe eine einfache Dokumentation, wann du was exportiert hast.

Best Practice für den monatlichen Export: Am fünften des Folgemonats exportierst du den Vormonat vollständig. Also am 5. Februar exportierst du den Januar (01.01. bis 31.01.), am 5. März den Februar (01.02. bis 28.02.), und so weiter. Dieses System ist einfach und verhindert Überschneidungen.

Warum der fünfte? Damit noch Zeit ist, Nachzügler-Rechnungen zu erfassen, die erst Anfang des Monats eintrudeln.

Problem 7: Amazon-Gebühren fehlen oder sind falsch

Wenn du über Amazon verkaufst, kennst du dieses Problem vielleicht: Die Amazon-Umsätze sind im Export, aber die Gebühren fehlen oder stimmen nicht.

Warum das passiert: Amazon hat ein eigenes Abrechnungsmodell. Die Gebühren werden nicht pro Bestellung abgezogen, sondern gesammelt bei der Auszahlung. Das passt nicht zum Auftragsmodell in Xentral, wo jeder Auftrag eine abgeschlossene Einheit ist.

Zwei mögliche Lösungen:

Die erste Option ist die saubere Variante: Du buchst die Amazon-Gebühren separat anhand des Settlement Reports. Amazon stellt dir alle zwei Wochen einen detaillierten Bericht bereit, der genau aufschlüsselt, welche Gebühren für welche Transaktionen angefallen sind. Diese Gebühren buchst du als Sammelposition auf ein eigenes Aufwandskonto "Amazon Verkaufsgebühren". Das erfordert etwas mehr Arbeit, ist aber buchhalterisch sauber.

Die zweite Option ist ein Schätzungsansatz: Du rechnest die durchschnittliche Gebühr pro Auftrag und buchst sie direkt mit. Bei den meisten Amazon-Kategorien liegen die Gebühren zwischen 15 und 20 Prozent des Verkaufspreises. Du legst einen Durchschnittswert fest und buchst ihn pro Auftrag als Aufwand. Quartalsweise gleichst du die Differenz zum tatsächlichen Wert aus.

Welche Methode besser ist, hängt von deinem Volumen und den Präferenzen deines Steuerberaters ab. Sprich mit ihm darüber, bevor du dich festlegst.

Problem 8: Fremdwährungen werden falsch angezeigt

EUR-Beträge erscheinen plötzlich als Fremdwährung, oder umgekehrt: CHF-Beträge werden als EUR exportiert. Das verfälscht natürlich die komplette Buchhaltung.

Die Ursache: In manchen Xentral-Versionen gab es Bugs in der neuen DATEV-Schnittstelle, die Währungen falsch behandelten. Das Problem trat vor allem bei gemischten Setups auf, also wenn du sowohl EUR als auch andere Währungen verarbeitest.

Die Lösung: Prüfe zuerst, ob du die aktuelle Xentral-Version verwendest. Viele Währungsprobleme wurden in neueren Versionen behoben. Wenn das Problem nach dem Update weiterhin besteht, eröffne ein Support-Ticket bei Xentral mit konkreten Beispielen.

Als Workaround kann der Support manchmal temporär die alte Export-Methode aktivieren, die stabilere Währungsbehandlung hat. Das ist keine Dauerlösung, überbrückt aber die Zeit bis zum nächsten Fix.

Problem 9: Kostenstellen werden nicht übertragen

Du hast in Xentral Kostenstellen angelegt und gepflegt, aber beim Steuerberater kommen sie nicht an. Die Buchungen sind da, aber ohne Kostenstellen-Zuordnung.

Die Ursache: Kostenstellen werden nicht automatisch exportiert. Du musst explizit konfigurieren, dass sie in den Export einfließen.

So aktivierst du den Kostenstellen-Export: Navigiere zu Buchhaltung, dann Einstellungen, dann DATEV. Dort findest du eine Option "Kostenstellen exportieren". Aktiviere sie. Stelle außerdem sicher, dass die Kostenstellen-Nummern in Xentral mit denen in DATEV übereinstimmen. Wenn du in Xentral die Kostenstelle "100" hast, muss es in DATEV auch eine Kostenstelle "100" geben.

Nach der Aktivierung führe einen Test-Export durch und prüfe beim Steuerberater, ob die Kostenstellen ankommen.

Problem 10: Beraternummer oder Mandantennummer ungültig

Bei der Verbindung zu DATEV Unternehmen Online erscheint eine Fehlermeldung, dass die Beraternummer oder Mandantennummer ungültig ist.

Die Ursache: Falsche Zugangsdaten oder fehlende Berechtigungen auf der DATEV-Seite.

Die Lösung in mehreren Schritten: Zuerst verifiziere die Beraternummer bei deinem Steuerberater. Sie ist fünfstellig und identifiziert die Kanzlei. Dann prüfe die Mandantennummer – ebenfalls fünfstellig und identifiziert dein Unternehmen innerhalb der Kanzlei.

Falls beide Nummern stimmen, liegt das Problem wahrscheinlich an fehlenden Berechtigungen. Dein Steuerberater muss in DATEV Unternehmen Online die Freigabe für den Datenaustausch erteilen. Bitte ihn, das zu prüfen und gegebenenfalls zu aktivieren.

DATEV Export richtig einrichten: Prävention statt Reparatur

Viele der oben beschriebenen Probleme lassen sich vermeiden, wenn die DATEV-Integration von Anfang an richtig eingerichtet wird. Hier die wichtigsten Punkte für ein sauberes Setup.

Grundkonfiguration prüfen

Bevor du den ersten Export machst, geh diese Checkliste durch:

Ist der DATEV-Export aktiviert? In manchen Xentral-Setups muss die Funktion erst freigeschaltet werden.

Sind Beraternummer und Mandantennummer hinterlegt? Ohne diese Daten funktioniert die Verbindung zu DATEV Unternehmen Online nicht.

Ist das richtige Export-Format gewählt? Ich empfehle XML + PDF für die meisten Setups, weil damit Belege automatisch verknüpft werden.

Kontenrahmen abstimmen

Xentral und DATEV müssen denselben Kontenrahmen verwenden. In Deutschland ist das meist SKR03 oder SKR04. Prüfe bei deinem Steuerberater, welchen er verwendet, und stelle Xentral entsprechend ein.

Wenn die Kontenrahmen nicht übereinstimmen, werden Buchungen auf falsche Konten gebucht, was aufwändige Korrekturen erfordert.

Stammdaten-Qualität sicherstellen

Die meisten Validierungsfehler entstehen durch schlechte Stammdaten. Investiere Zeit in die Datenpflege:

Alle Kunden sollten vollständige Adressen haben. DATEV erwartet korrekte Anschriften für die Buchungen.

IBAN und BIC müssen im richtigen Format sein. Deutsche IBANs haben 22 Zeichen, österreichische 20.

Steuernummern und USt-IdNr. sollten korrekt formatiert sein. Deutsche USt-IdNr. beginnen mit "DE" gefolgt von 9 Ziffern.

Regelmäßige Test-Exports machen

Warte nicht bis zum Monatsende, um festzustellen, dass der Export nicht funktioniert. Mache regelmäßig kleine Test-Exports, um Probleme früh zu erkennen. Ein wöchentlicher Test-Export mit wenigen Buchungen zeigt, ob das System grundsätzlich funktioniert.

Praxis-Beispiel: Ein typischer Troubleshooting-Fall

Um zu illustrieren, wie die Problemlösung in der Praxis aussieht, hier ein anonymisierter Fall aus meiner Beratung.

Die Ausgangssituation: Ein mittelständischer Onlinehändler mit etwa 2.000 Rechnungen pro Monat. Der DATEV-Export lief monatelang problemlos, dann plötzlich nicht mehr. Die Meldung: "Export erfolgreich", aber beim Steuerberater kam nichts an.

Die Analyse: Zuerst prüfte ich die offensichtlichen Ursachen: Version aktuell? Ja. Zugangsdaten korrekt? Ja. Zeitraum sauber? Ja.

Dann schaute ich mir die Rechnungsnummern an und fand das Problem: Durch einen Systemfehler bei einer Stornier-Aktion waren zwei Rechnungen mit derselben Nummer entstanden. Sie lagen im Abstand von zwei Wochen und waren einzeln betrachtet korrekt – aber zusammen im Monat verursachten sie den stillen Import-Fehler in DATEV.

Die Lösung: Eine der beiden Rechnungen wurde storniert und mit korrigierter Nummer neu ausgestellt. Der Export lief danach sofort durch.

Was wir gelernt haben: Wir haben einen monatlichen Check auf doppelte Rechnungsnummern eingeführt – ein einfaches SQL-Query, das vor jedem Export läuft. Seitdem ist das Problem nicht wieder aufgetreten.

Der Zeitaufwand: Analyse und Behebung dauerten etwa zwei Stunden. Der monatliche Präventiv-Check dauert jetzt fünf Minuten.

Checkliste vor jedem DATEV-Export

Diese Liste solltest du vor jedem Export durchgehen:

Ist der Zeitraum ein ganzer Monat?
Gibt es keine Überschneidung mit vorherigen Exporten?
Haben alle Rechnungen eindeutige Nummern?
Sind alle Buchungen korrekt kontiert?
Stimmen die Steuerschlüssel?
Ist Xentral auf dem aktuellen Stand?
Hast du die letzten Export-Logs auf Warnungen geprüft?

Wenn du alle Punkte abhaken kannst, sollte der Export problemlos funktionieren.

Häufige Fragen (FAQ)

Wie oft sollte ich den DATEV-Export machen?

Für die meisten Unternehmen reicht ein monatlicher Export. Mache ihn in der ersten Woche des Folgemonats, damit alle Nachzügler-Belege erfasst sind.

CSV oder XML – was ist besser?

XML + PDF ist die modernere und bessere Variante. Die Belege werden automatisch verknüpft, und der Import in DATEV ist sauberer. CSV ist nur noch für spezielle Legacy-Setups relevant.

Mein Steuerberater nutzt kein DATEV Unternehmen Online. Was tun?

Dann funktioniert nur der Datei-Export (CSV oder XML). Du exportierst die Datei aus Xentral und schickst sie per E-Mail oder Cloud-Speicher an den Steuerberater. Der importiert sie dann manuell.

Kann ich rückwirkend Monate exportieren?

Ja, aber sei vorsichtig mit Überschneidungen. Wenn ein Monat bereits exportiert wurde und du ihn nochmal exportierst, entstehen Duplikate in DATEV.

Was mache ich bei einem technischen Fehler, den ich nicht verstehe?

Mache einen Screenshot der genauen Fehlermeldung und eröffne ein Support-Ticket bei Xentral. Gib dabei deine Xentral-Version, den Browser und eine Beschreibung an, was du gemacht hast.

Werden Stornierungen automatisch übertragen?

Ja, aber die Handhabung hängt von deiner Konfiguration ab. In der Regel werden Storno-Rechnungen als negative Buchungen exportiert.

Wie lange muss ich die Export-Dateien aufbewahren?

Du musst die Dateien selbst nicht aufbewahren, aber die zugrundeliegenden Belege schon – zehn Jahre nach deutschem Handelsrecht. Die Daten sind im System, also in Xentral und in DATEV.

Kann ich den Export automatisieren?

Grundsätzlich ja, über Xentral Flows oder Cronjobs. Ich empfehle aber einen manuellen Kontrollschritt vor dem finalen Export an den Steuerberater.

Wann den Xentral-Support kontaktieren?

Der Xentral-Support kann helfen, wenn:

Die Fehlermeldung technisch ist (PHP-Fehler, Datenbankfehler, etc.)
Das Problem nach einem Update aufgetreten ist
Du alle hier beschriebenen Lösungen probiert hast
Es sich um einen nachweisbaren Bug handelt

Erstelle ein Ticket mit: der genauen Fehlermeldung als Screenshot, deiner Xentral-Version, dem verwendeten Browser und einer Beschreibung dessen, was du bereits versucht hast.

Fazit: Die meisten Probleme sind lösbar

Der DATEV-Export in Xentral ist manchmal störrisch, aber die meisten Probleme lassen sich mit den richtigen Informationen selbst beheben. Die wichtigsten Takeaways:

Prüfe auf doppelte Belegnummern – das ist die häufigste Ursache für "erfolgreiche" Exports, die nicht ankommen.

Exportiere immer ganze Monate ohne Überschneidungen.

Nutze XML + PDF statt CSV für automatische Belegverknüpfung.

Halte Xentral aktuell – viele Bugs werden in neuen Versionen behoben.

Arbeite eng mit deinem Steuerberater zusammen – er kennt die DATEV-Seite besser als du.

Wenn du trotz allem nicht weiterkommst, schreib mir. DATEV-Probleme lösen gehört zu meinen häufigsten Support-Anfragen, und ich helfe gerne.

Nächste Schritte

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