Häufig gestellte Fragen

72+ Antworten zu Xentral - kurz und verständlich erklärt.

Von Einrichtung über Integration bis Troubleshooting - hier findest du Antworten auf die häufigsten Fragen zu Xentral ERP.

Allgemein

Xentral ist ideal für KMU im E-Commerce und Handel mit 50.000 bis mehrere Millionen Euro Jahresumsatz. Besonders geeignet, wenn du mehrere Vertriebskanäle (Shop + Marktplätze) hast, DATEV-Export brauchst und Prozesse automatisieren willst.
Ich habe Xentral selbst im eigenen Business mit 3.5M Euro Umsatz produktiv eingesetzt. Das bedeutet: Ich kenne die echten Probleme und Workarounds, nicht nur die Theorie. Außerdem arbeite ich direkt mit dir - kein Agentur-Overhead, keine wechselnden Ansprechpartner.
Ja, im DACH-Raum sind Vor-Ort-Termine nach Absprache möglich. Die meisten Projekte laufen jedoch erfolgreich remote per Video-Call - das spart Zeit und Kosten für beide Seiten.
Ich arbeite mit beiden Varianten. Die Xentral Cloud ist heute der Standard und für die meisten Unternehmen die bessere Wahl (weniger Wartungsaufwand). Self-Hosted-Instanzen betreue ich aber ebenfalls.
Ich biete Xentral-Beratung für Deutschland, Österreich und die Schweiz an. Remote-Beratung ist weltweit möglich, bei Buchhaltungsthemen (DATEV, BMD, FinanzOnline) kenne ich mich jedoch nur im DACH-Raum aus.
Nach dem kostenlosen Erstgespräch erstelle ich ein Angebot. Bei Beauftragung starten wir mit einem Kickoff-Call, in dem wir alle Details klären. Dann arbeite ich dein Projekt ab - mit regelmäßigen Updates und Abstimmungen.

Einrichtung & Projekte

Starter-Projekt: ca. 2 Wochen
Business-Projekt: 3-4 Wochen
Enterprise-Projekt: 4-8 Wochen

Die tatsächliche Dauer hängt von deiner Vorbereitung (Stammdaten, Dokumentation der Prozesse) und Reaktionszeit bei Rückfragen ab.
Am wichtigsten: Stammdaten (Artikel, Kunden, Lieferanten) als CSV/Excel und eine grobe Dokumentation deiner Prozesse (Auftragsabwicklung, Retouren, etc.). Im Kickoff-Call besprechen wir die Details.
Ja, das ist bei Migrationen sogar empfehlenswert. Wir richten Xentral auf und schalten erst um, wenn alles getestet ist. Typische Parallellaufzeit: 1-2 Wochen.
Ja, ich betreue auch Xentral-Systeme, die von anderen eingerichtet wurden. Ich schaue mir dann zuerst den Ist-Zustand an und erstelle einen Optimierungsplan.
Ja, die Lagerstruktur ist Teil der Einrichtung. Ich konfiguriere Lagerplätze, Kommissionierungszonen und Pick-Listen. Bei komplexeren Lagern mit Barcode-Scannern oder Handhelds stimmen wir uns eng ab.
Ja, Xentral hat ein Produktionsmodul mit Stücklisten, Arbeitsplänen und Fertigungsaufträgen. Für einfache Montage reicht das aus. Für komplexe Fertigung empfehle ich eine genaue Anforderungsanalyse.
Die Schulung ist Teil der Einrichtung. Ich führe Remote-Schulungen (Video-Call) durch, typischerweise 2-4 Stunden. Optional erstelle ich auch Dokumentationen oder Video-Anleitungen für dein Team.

Integrationen

Shops: Shopify, WooCommerce, Shopware, Magento
Marktplätze: Amazon (inkl. FBA), eBay, Otto, Kaufland
Buchhaltung: DATEV, FinanzOnline, Lexware
Versand: DHL, DPD, Hermes, UPS, Sendcloud
Payment: Stripe, PayPal, Klarna

Weitere auf Anfrage.
Xentral Connect ist die neue Schnittstellen-Architektur - moderner, stabiler, mit mehr Funktionen. Classic (Shopimporter/Marktplatzimporter) ist die alte Technologie.

Für neue Projekte empfehle ich immer Connect, wenn verfügbar.
Ja, über Xentral Flows und Webhooks lassen sich beliebige REST-APIs anbinden. Für komplexere Fälle entwickle ich auch individuelle Middleware-Lösungen.
Ich schaue mir das Journal in Xentral an - dort werden alle Sync-Fehler protokolliert. Die meisten Probleme (falsche SKUs, fehlende Zuordnungen, API-Limit) lassen sich schnell identifizieren und beheben.
Das hängt von der Integration ab. Die meisten Connectors synchronisieren im Intervall (alle 15 Minuten). Echtzeit-Import über Webhooks ist möglich, erfordert aber zusätzliche Konfiguration.
Ja, das ist ein häufiger Use-Case. Du legst für jeden Shop eine eigene Integration an. Achte auf unterschiedliche Projekte und Vertriebskanäle, damit du die Daten später auseinanderhalten kannst.

Shopify Integration

Über den Shopify Connector in Xentral. Du installierst die App, autorisierst die Verbindung zu deinem Shopify-Store, und konfigurierst dann Auftrags-Import, Bestands-Sync und weitere Features.
Ja, aber du musst die Varianten-IDs als Fremdnummern in Xentral hinterlegen. Shopify verwendet eigene Varianten-IDs, die sich von den SKUs unterscheiden. Bei vielen Varianten kann ein Import-Script helfen.
Ja, das ist eine Standardfunktion. Sobald du in Xentral die Tracking-Nummer einträgst und den Versand buchst, wird der Status an Shopify übermittelt und der Kunde bekommt die Versandbestätigung.
Stornierungen werden nicht automatisch synchronisiert. Du musst den Auftrag in Xentral manuell stornieren. Das ist ein bekanntes Limit der Integration.
Ja, Rabatte aus Shopify werden im Auftrag in Xentral abgebildet. Gutschein-Codes werden als Notiz übertragen. Die Rabatte erscheinen korrekt in der Rechnung.
Ja, Shopify Plus wird vollständig unterstützt. Es gibt keine besonderen Einschränkungen. Bei B2B-Features von Shopify Plus ist die Integration etwas komplexer.

DATEV & Buchhaltung

Ja, Xentral hat einen eingebauten DATEV-Export. Du kannst Buchungssätze im DATEV-Format exportieren und an deinen Steuerberater senden. Die Konfiguration erfordert jedoch Know-how über Kontenrahmen und Buchungslogik.
Xentral unterstützt SKR03 und SKR04. Du wählst den Kontenrahmen bei der Einrichtung und hinterlegst die Sachkonten für Erlöse, Steuern und Zahlungen.
Nicht automatisch in Echtzeit. Du erstellst einen Export für einen Zeitraum (z.B. Monat) und importierst die Datei dann in DATEV oder sendest sie an den Steuerberater.
Die häufigsten Fehler sind: Fehlende Sachkonten, falsche Steuersätze, ungültige Belegnummern. Ich helfe bei der Fehleranalyse und Korrektur. Oft liegt es an der initialen Konfiguration.
Xentral kann Daten für den österreichischen Markt vorbereiten, aber es gibt keine direkte FinanzOnline-Schnittstelle. Für Österreich empfehle ich die Zusammenarbeit mit einem lokalen Steuerberater und BMD oder ähnlicher Software.
Ja, Xentral hat ein Mahnwesen. Du kannst Mahnstufen definieren und Mahnungen automatisch oder manuell erstellen. Der Versand erfolgt per E-Mail oder Druck.

Xentral Flows & Automatisierung

Flows sind das No-Code-Automatisierungs-Feature von Xentral. Du erstellst Wenn-Dann-Regeln: Ein Trigger löst eine Aktion aus, optional mit Bedingungen. Zum Beispiel: "Wenn Zahlung eingeht, dann Auftrag freigeben."
Standard-Flows aus der Bibliothek kann jeder aktivieren. Custom-Flows können aktuell nur zertifizierte Partner erstellen. Xentral plant, den Flow-Editor mittelfristig für alle zu öffnen.
Das hängt von der Komplexität ab. Einfache Flows sind in 1-2 Stunden erstellt (120-240 Euro). Komplexere Automatisierungen mit vielen Bedingungen kosten 400 Euro und aufwärts.
Ja, das ist eine der häufigsten Aktionen. Du verwendest eigene E-Mail-Vorlagen mit dynamischen Daten - Kundenname, Bestellnummer, Tracking-Link usw.
Ereignisbasierte Flows laufen nahezu in Echtzeit. Zeitgesteuerte Flows laufen zu den definierten Zeiten. Die Ausführungszeit hängt von der Komplexität ab.
Prozessstarter sind die ältere Technologie - einfacher, aber weniger flexibel. Flows sind moderner und können komplexere Logik abbilden. Für neue Projekte empfehle ich Flows.
Ja, Flows können jederzeit deaktiviert werden, ohne sie zu löschen. Das ist nützlich für saisonale Aktionen oder wenn du einen Flow vorübergehend pausieren willst.

Migration von anderen Systemen

Ja, JTL-zu-Xentral ist eine häufige Migration. Ich exportiere Stammdaten (Artikel, Kunden, Lieferanten) aus JTL und importiere sie in Xentral. Offene Aufträge können je nach Komplexität übernommen werden.
Billbee-Daten können exportiert und in Xentral importiert werden. Da Billbee einfacher strukturiert ist, ist die Migration meist unkompliziert. Wichtig: Historische Bestelldaten können übernommen werden.
Das hängt vom Umfang ab. Bei wenigen offenen Aufträgen empfehle ich, sie im alten System abzuschließen. Bei vielen kann eine Migration sinnvoll sein - das besprechen wir im Einzelfall.
Historische Aufträge und Rechnungen können in Xentral importiert werden, damit du eine vollständige Historie hast. Das ist optional und erhöht den Aufwand.
Eine einfache Migration (Stammdaten) dauert 1-2 Wochen. Mit historischen Daten und komplexen Anforderungen 3-4 Wochen. Eine Parallellaufzeit von 1-2 Wochen empfehle ich immer.
Ja, wir richten Xentral parallel ein. Erst zum Stichtag schalten wir um. Dein Tagesgeschäft läuft im alten System weiter, bis alles getestet ist.

Lager & Logistik

Ja, Xentral unterstützt Multi-Warehouse. Du kannst beliebig viele Lager anlegen, mit eigenen Beständen und Lagerplätzen. Der Bestand kann pro Lager oder summiert angezeigt werden.
Ja, Xentral hat ein Warehouse-Modul mit Barcode-Unterstützung. Du kannst Wareneingang, Kommissionierung und Inventur per Scanner durchführen. Auch Handhelds werden unterstützt.
Xentral erstellt Pick-Listen basierend auf offenen Aufträgen. Du kannst nach Priorität, Versandart oder Lagerbereich sortieren. Die Kommissionierung kann papierbasiert oder per Scanner erfolgen.
Mit Flows kannst du automatische Nachbestellungen einrichten. Der Flow erkennt Mindestbestand-Unterschreitungen und erstellt Bestellvorschläge oder direkte Lieferantenbestellungen.
Xentral hat ein Inventur-Modul. Du erstellst Inventurlisten, zählst (manuell oder per Scanner), und buchst die Differenzen. Auch Teil-Inventuren (ABC-Analyse) sind möglich.
Ja, Xentral kann Chargen und Seriennummern verwalten. Du hinterlegst die Charge beim Wareneingang und siehst sie bei Auslieferung. Für regulierte Branchen (Lebensmittel, Medizin) wichtig.

Versand & Retouren

Xentral hat native Integrationen für DHL, DPD, Hermes, UPS, GLS, Austrian Post und weitere. Über Sendcloud oder Shipcloud kannst du noch mehr Carrier anbinden.
Ja, du konfigurierst die Versandart-Zuordnung und Xentral erstellt Labels automatisch. Die Tracking-Nummer wird im System hinterlegt und kann an Kunden übermittelt werden.
Du erstellst eine Retoure zum Originalauftrag. Xentral trackt den Status (erwartet, eingegangen, geprüft). Nach Prüfung buchst du den Bestand zurück und erstellst ggf. eine Gutschrift.
Nicht nativ. Aber mit meinem Return-to-Sender Add-On werden RTS-Sendungen automatisch via Carrier-Webhooks erkannt und Retouren in Xentral erstellt.
Ja, Xentral hat eine FBA-Integration. Bestellungen werden importiert, Bestände bei Amazon synchronisiert. FBA-Versand wird automatisch erkannt und die Sendung wird nicht in Xentral kommissioniert.

Preise & Kosten

Mein Stundensatz beträgt 120 Euro. Jedes Projekt ist individuell - im kostenlosen Erstgespräch klären wir deinen Bedarf und ich erstelle dir ein maßgeschneidertes Angebot. Details auf der Preisseite.
Nein. Was im Angebot steht, ist enthalten. Sollten während des Projekts zusätzliche Anforderungen entstehen, besprechen wir das vorher - du bekommst immer ein transparentes Angebot.
Xentral hat eigene Abo-Kosten (separat von meinen Beratungsleistungen):
Launch: 99 Euro/Monat (bis 500k Umsatz)
Starter: 349-389 Euro/Monat
Business: 649-719 Euro/Monat
Pro: 849-939 Euro/Monat

Plus einmaliges Xentral-Onboarding ab 1.990 Euro.
Bei größeren Projekten ist eine Aufteilung in Meilenstein-Zahlungen möglich (z.B. 50/25/25). Klassische Ratenzahlung über mehrere Monate biete ich aktuell nicht an.
Ja, das Erstgespräch (ca. 30 Minuten) ist kostenlos und unverbindlich. Wir besprechen deine Anforderungen und ich gebe dir eine erste Einschätzung zu Aufwand und Kosten.
Die Abrechnung erfolgt in 15-Minuten-Schritten. Du zahlst nur die tatsächlich aufgewendete Zeit. Für Support-Anfragen gibt es keine Mindestabnahme.

Support & Wartung

E-Mail: fabian@xentral-experte.com
Telefon: Mo-Fr 09:00-17:00 Uhr

Für laufenden Support gilt mein Stundensatz von 120 Euro - flexible Abrechnung ohne Mindestabnahme.
Ja. Nach dem Projekt-Go-Live biete ich laufenden Support zu meinem Stundensatz von 120 Euro. Die Abrechnung erfolgt in 15-Minuten-Schritten - keine Mindestabnahme, keine Vertragsbindung.
Standard: Innerhalb 24 Stunden (Werktage)
Kritische Probleme: Am gleichen Tag (nach Möglichkeit)
Ja. Xentral hat regelmäßige Updates - ich helfe bei der Anpassung, wenn sich etwas ändert (z.B. neue Connect-Version, geänderte API-Struktur). Die Abrechnung erfolgt zu meinem Stundensatz.
Bei Cloud-Xentral ist Xentral selbst für die Verfügbarkeit verantwortlich. Bei Self-Hosted-Instanzen kann ich bei der Fehlerbehebung unterstützen. Für Notfälle empfehle ich, den Xentral-Support direkt zu kontaktieren.

Troubleshooting

Prüfe zuerst das Journal in Xentral auf Fehlermeldungen. Häufige Ursachen: API-Limit erreicht, ungültige Zugangsdaten, falsche SKU-Zuordnung. Bei komplexeren Problemen helfe ich gerne.
Häufige Fehler: Fehlende Sachkonten, ungültige Steuersätze, doppelte Belegnummern. Prüfe die Konfiguration deiner Steuersätze und Sachkonten. Bei systematischen Fehlern sollte die Grundkonfiguration geprüft werden.
Das passiert wenn die Bestell-ID nicht eindeutig zugeordnet wird. Prüfe die Fremdnummer-Konfiguration in der Integration. Der Connector sollte jede Bestellung nur einmal importieren.
Prüfe: Ist das richtige Lager als Quelle konfiguriert? Ist ein Puffer eingestellt? Läuft die Synchronisation? Im Journal siehst du, wann zuletzt synchronisiert wurde.
Xentral hat viele Features, aber nicht alles ist offensichtlich. Frag mich gerne - oft gibt es das Feature, aber unter anderem Namen oder an unerwarteter Stelle. Manche Features sind auch paketabhängig.
Bei Cloud-Xentral liegt es meist an der Instanz-Auslastung - kontaktiere den Support. Allgemein helfen: Alte Daten archivieren, nicht benötigte Module deaktivieren, Cron-Jobs außerhalb der Arbeitszeit planen.

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Kein Problem - schreib mir einfach. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir alle offenen Fragen.

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