Xentral Kosten & Preise 2026 - Der komplette Guide

Du überlegst, Xentral einzusetzen und fragst dich: Was kostet das eigentlich?

Die Antwort ist - wie bei den meisten ERP-Systemen - nicht ganz einfach. Es gibt verschiedene Pakete, Zusatzmodule, Onboarding-Kosten und Partner-Leistungen. Dazu kommen indirekte Kosten wie Schulungszeit, Datenbereinigung und mögliche Produktivitätsverluste während der Umstellung.

In meiner Arbeit als Xentral-Berater sehe ich immer wieder, dass Unternehmen die Gesamtkosten einer ERP-Einführung unterschätzen. Die monatliche Lizenzgebühr ist nur die Spitze des Eisbergs. Wer nur auf den Paketpreis schaut, wird spätestens beim ersten Zusatzmodul oder der Frage "Wer richtet das eigentlich ein?" überrascht.

Deshalb habe ich diesen umfassenden Guide geschrieben. Er basiert auf meiner Erfahrung aus über 50 Xentral-Projekten und gibt dir einen realistischen Blick auf das, was Xentral wirklich kostet - ohne Überraschungen.

In diesem Guide erfährst du:

• Die aktuellen Xentral-Preise (Stand Januar 2026)
• Was in jedem Paket enthalten ist - und was nicht
• Die wahren Gesamtkosten (TCO) einer Xentral-Einführung
• Wie du den ROI deiner ERP-Investition berechnest
• Welche versteckten Kosten oft übersehen werden
• Für wen welches Paket wirklich sinnvoll ist
• Wie du bei der Einführung clever sparst

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Warum ERP-Kosten so schwer zu kalkulieren sind

Bevor wir in die Zahlen einsteigen, lass mich kurz erklären, warum die Frage "Was kostet Xentral?" keine einfache Antwort hat.

Ein ERP-System ist keine Software, die du installierst und sofort nutzt. Es ist eher wie der Kauf eines Hauses: Der Kaufpreis ist wichtig, aber die Nebenkosten, die Renovierung und die laufende Instandhaltung machen einen erheblichen Teil der Gesamtkosten aus.

Bei Xentral setzen sich die Kosten aus mehreren Komponenten zusammen:

Direkte Kosten, die du an Xentral zahlst: Lizenzgebühren, Zusatzmodule, eventuelle Überschreitungsgebühren bei zu vielen Aufträgen.

Einführungskosten, einmalig bei der Implementierung: Onboarding, Einrichtung, Datenmigration, Schulungen.

Indirekte Kosten, die oft vergessen werden: Zeit für die Einarbeitung, vorübergehender Produktivitätsverlust, interne Ressourcen für das Projekt.

Laufende Kosten, nach dem Go-Live: Wartung, Support, Updates, Weiterentwicklung.

Nur wenn du alle diese Faktoren berücksichtigst, bekommst du ein realistisches Bild. Und genau das liefere ich dir in diesem Artikel.

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Die 4 Xentral-Pakete im Detail

Xentral bietet ein volumenbasiertes Preismodell. Das bedeutet: Je mehr dein Unternehmen wächst und je mehr Features du brauchst, desto höher ist der Preis. Das klingt zunächst abschreckend, hat aber einen entscheidenden Vorteil: Du zahlst nur für das, was du wirklich brauchst.

Anders als bei vielen Konkurrenten sind bei Xentral unbegrenzte Nutzer in allen Paketen enthalten. Das ist ein enormer Vorteil, wenn dein Team wächst. Bei anderen Anbietern zahlst du schnell 50-100 EUR pro Monat und Mitarbeiter extra.

Launch - ab 99 EUR/Monat

Das Launch-Paket ist Xentrals Antwort auf die Frage: "Können sich auch Startups ein professionelles ERP leisten?" Die Antwort ist ja - mit Einschränkungen.

Für wen ist Launch gedacht?

Das Paket richtet sich an Startups und kleine Unternehmen, die gerade erst anfangen und noch keine komplexen Prozesse haben. Wenn du unter 500.000 EUR Jahresumsatz machst und weniger als 1.200 Aufträge pro Monat verarbeitest, kann Launch ein guter Einstieg sein.

Was bekommst du?

Im Launch-Paket ist die Basis-Warenwirtschaft enthalten: Artikelverwaltung, Kundenstamm, Auftragsabwicklung, grundlegende Lagerverwaltung. Du kannst bis zu 1.000 Produkte anlegen und einen Shop oder Marktplatz anbinden. Der Support erfolgt per E-Mail.

Die Haken:

Erstens: Das Onboarding ist verpflichtend und kostet einmalig 1.990 EUR. Das relativiert den günstigen Monatspreis erheblich. Zweitens: Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate. Und drittens: Wichtige Features wie Xentral Flows (Automatisierung) sind nicht enthalten.

Kostenbeispiel Launch:

• Monatliche Lizenz: 99 EUR
• Onboarding (einmalig): 1.990 EUR
• Jahr 1 gesamt: 3.178 EUR
• Jahr 2 gesamt: 1.188 EUR

Mein Take: Das Launch-Paket klingt verlockend, aber die Kombination aus Pflicht-Onboarding und 24-Monats-Bindung macht es nur für echte Startups sinnvoll, die sicher sind, dass sie bei Xentral bleiben wollen. Für die meisten ist der direkte Einstieg in Starter die bessere Wahl.

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Starter - 349-389 EUR/Monat

Das Starter-Paket ist der Sweet Spot für die meisten kleinen und mittleren E-Commerce-Unternehmen. Es bietet genug Funktionalität für professionelle Arbeit, ohne das Budget zu sprengen.

Für wen ist Starter gedacht?

Wenn du ein wachsendes KMU mit 500.000 bis 2 Millionen EUR Umsatz bist, 1-3 Verkaufskanäle betreibst und deine Prozesse professionalisieren willst, ist Starter genau richtig. Auch Unternehmen, die von Billbee oder ähnlichen Einsteiger-Tools wechseln, landen meist hier.

Was bekommst du?

Neben allem aus dem Launch-Paket erhältst du mehr inkludierte Aufträge (500/Monat), kannst bis zu 5.000 Produkte verwalten und hast Zugang zu erweiterten Workflows. Die Schnittstellen-Optionen sind breiter gefächert, und du bekommst besseren Support.

Preisgestaltung:

Der Unterschied zwischen monatlicher und jährlicher Zahlung ist spürbar: 349 EUR bei jährlicher Zahlung versus 389 EUR bei monatlicher. Das sind 480 EUR Ersparnis pro Jahr - genug für ein paar Stunden Beratung.

Kostenbeispiel Starter (mit Partner-Einrichtung):

• Monatliche Lizenz: 349 EUR (jährlich)
• Einrichtung durch Partner: ca. 3.000-5.000 EUR (einmalig)
• Jahr 1 gesamt: 7.188-9.188 EUR
• Ab Jahr 2: 4.188 EUR/Jahr

Mein Take: Starter ist für die meisten meiner Kunden die richtige Wahl. Es bietet alles Nötige für professionellen E-Commerce, ohne Features zu bezahlen, die man (noch) nicht braucht. Viele bleiben 2-3 Jahre im Starter, bevor sie auf Business upgraden.

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Business - 649-719 EUR/Monat

Das Business-Paket ist Xentrals Bestseller - und das aus gutem Grund. Es ist der Punkt, an dem Xentral seine volle Stärke ausspielt: die Automatisierung mit Flows.

Für wen ist Business gedacht?

Mittelständische Unternehmen mit 2-10 Millionen EUR Umsatz, mehreren Verkaufskanälen (Shop + Amazon + eBay + B2B) und dem Wunsch nach Automatisierung. Wenn du merkst, dass du zu viel Zeit mit repetitiven Aufgaben verbringst, ist Business dein Paket.

Was bekommst du?

Der entscheidende Unterschied zu Starter ist der Zugang zu Xentral Flows. Damit kannst du Wenn-Dann-Regeln erstellen: "Wenn Auftrag bezahlt, dann automatisch freigeben und Versandlabel erstellen." Das spart pro Auftrag mehrere Minuten manuelle Arbeit.

Außerdem erhältst du mehr inkludierte Aufträge, kannst bis zu 10.000 Produkte verwalten, hast erweiterte Finanz-Features und genießt Prioritäts-Support mit kürzeren Reaktionszeiten.

Die Automatisierungs-Rechnung:

Nehmen wir an, du verarbeitest 500 Aufträge pro Monat und sparst durch Flows 3 Minuten pro Auftrag. Das sind 25 Stunden Ersparnis pro Monat. Bei einem internen Stundensatz von 25 EUR ist das ein Wert von 625 EUR - die Differenz zum Starter-Paket ist damit praktisch bezahlt.

Kostenbeispiel Business:

• Monatliche Lizenz: 649 EUR (jährlich)
• Einrichtung inkl. Flows: ca. 5.000-8.000 EUR (einmalig)
• Jahr 1 gesamt: 12.788-15.788 EUR
• Ab Jahr 2: 7.788 EUR/Jahr

Mein Take: Wenn du über 300 Aufträge pro Monat verarbeitest, amortisieren sich die Flows fast von selbst. Business ist das Paket für Unternehmen, die Xentral als strategisches Tool zur Skalierung nutzen wollen - nicht nur als bessere Excel-Tabelle.

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Pro - 849-939 EUR/Monat

Das Pro-Paket ist Xentrals Premium-Angebot für Unternehmen mit speziellen Anforderungen. Es ist kein "Alles ist besser"-Paket, sondern enthält spezifische Features, die nicht jeder braucht.

Für wen ist Pro gedacht?

Unternehmen mit B2B-Fokus (Mahnwesen, SEPA-Lastschrift), Produktion (erweiterte Stücklisten, Fertigungsaufträge), oder komplexen Organisationsstrukturen (Kostenstellen). Auch wer die maximale Flexibilität bei Integrationen und Anpassungen braucht, ist hier richtig.

Was bekommst du zusätzlich?

Neben allem aus Business: Erweitertes Mahnwesen mit mehrstufigen Mahnläufen, SEPA-Lastschrifteinzug, Kostenstellen für detailliertes Controlling, erweiterte Produktionsfeatures und alle Premium-Funktionen, die Xentral entwickelt.

Kostenbeispiel Pro:

• Monatliche Lizenz: 849 EUR (jährlich)
• Einrichtung (komplex): ca. 8.000-15.000 EUR (einmalig)
• Jahr 1 gesamt: 18.188-25.188 EUR
• Ab Jahr 2: 10.188 EUR/Jahr

Mein Take: Pro ist nur sinnvoll, wenn du die spezifischen Pro-Features tatsächlich brauchst. Für reine E-Commerce-Händler ohne B2B oder Produktion ist Business in 95% der Fälle ausreichend. Frag dich: "Welches konkrete Feature brauche ich, das nur in Pro ist?" Wenn du keine klare Antwort hast, bleib bei Business.

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Was ist in ALLEN Paketen enthalten?

Bevor wir über Unterschiede reden, sollten wir die Gemeinsamkeiten würdigen. Denn hier zeigt sich Xentrals Stärke gegenüber vielen Konkurrenten:

Unbegrenzte Nutzer: Egal ob Launch oder Pro - du kannst beliebig viele Mitarbeiter ins System holen, ohne extra zu zahlen. Bei Salesforce, Dynamics oder vielen anderen Anbietern kostet jeder zusätzliche Nutzer 50-150 EUR pro Monat. Bei einem 10-köpfigen Team sind das 500-1.500 EUR Ersparnis - jeden Monat.

Cloud-Hosting inklusive: Du brauchst keine eigenen Server, keine IT-Infrastruktur, keinen Admin, der Updates einspielt. Xentral läuft in der Cloud, ist überall erreichbar und wird automatisch aktualisiert.

Updates ohne Aufpreis: Neue Features, Bugfixes, Sicherheits-Updates - alles inklusive. Du hast immer die neueste Version, ohne Upgrade-Kosten wie bei On-Premise-Software.

Academy & Help Center: Xentral bietet eine umfangreiche Lern-Plattform mit Videos, Anleitungen und Dokumentation. Für viele Standardfragen findest du hier die Antwort, ohne den Support zu kontaktieren.

Basis-Support: E-Mail-Support ist in allen Paketen enthalten. Die Reaktionszeiten variieren je nach Paket, aber du bist nie allein.

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Die wahren Gesamtkosten (TCO) einer Xentral-Einführung

TCO steht für "Total Cost of Ownership" - die Gesamtkosten über einen bestimmten Zeitraum. Für eine realistische Planung solltest du mindestens 3 Jahre betrachten.

TCO-Komponenten im Detail

1. Lizenzkosten (direkt an Xentral)

Die monatlichen Gebühren sind der einfachste Teil. Multipliziere den Monatspreis mit 12 (oder nimm den Jahrespreis bei jährlicher Zahlung) und rechne hoch.

2. Einführungskosten (einmalig)

Hier wird es interessant. Je nachdem, ob du das Xentral-Onboarding buchst oder einen Partner wie mich beauftragst, variieren die Kosten erheblich:

3. Indirekte Kosten (oft vergessen)

Diese Kosten tauchen auf keiner Rechnung auf, sind aber real:

• Interne Projektzeit: Wer koordiniert das Projekt auf eurer Seite? Rechne mit 40-80 Stunden.
• Einarbeitung: 2-4 Wochen pro Mitarbeiter, bis die volle Produktivität erreicht ist.
• Datenbereinigung: Bevor du migrierst, müssen deine Daten sauber sein. Das kostet Zeit.
• Parallelbetrieb: Eventuell laufen zwei Systeme parallel - doppelter Aufwand.

4. Laufende Kosten (nach Go-Live)

• Support/Wartung: Entweder intern oder durch einen Partner.
• Weiterentwicklung: Neue Flows, zusätzliche Integrationen, Anpassungen.
• Schulung neuer Mitarbeiter: Jedes neue Teammitglied muss eingearbeitet werden.

TCO-Beispielrechnung (3 Jahre, Starter-Paket)

TCO pro Monat: ~682 EUR (über 3 Jahre gemittelt)

Das ist deutlich mehr als der reine Lizenzpreis von 349 EUR - aber immer noch ein Bruchteil dessen, was vergleichbare Systeme wie SAP Business One oder Dynamics 365 kosten würden.

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ROI-Berechnung: Lohnt sich Xentral?

Die Kosten sind das eine - der Nutzen das andere. Hier eine Methode, wie du den Return on Investment berechnen kannst.

Typische Einspar-Bereiche

1. Zeitersparnis durch Automatisierung

• Auftragsverarbeitung: 3-5 Minuten pro Auftrag
• Versandabwicklung: 2-4 Minuten pro Sendung
• DATEV-Export: 2-4 Stunden pro Monat
• Bestandsabgleich: 30-60 Minuten pro Tag

2. Fehlerreduktion

• Weniger Fehllieferungen (Kosten: ca. 30-50 EUR pro Fehler)
• Keine vergessenen Rechnungen
• Korrekte Bestandsdaten (keine Überverkäufe)

3. Skalierung ohne Mehrkosten

• Mehr Aufträge ohne mehr Mitarbeiter
• Neue Kanäle ohne zusätzlichen Aufwand

ROI-Beispielrechnung

Annahmen:

• 800 Aufträge pro Monat
• Interner Stundensatz: 25 EUR
• Aktuell: Manuelle Prozesse

Einsparungen durch Xentral:

Kosten Xentral (Business-Paket):

• Lizenz: 649 EUR
• Anteilige Einrichtung: 200 EUR (8.000 EUR / 40 Monate)
• Support/Wartung: 150 EUR
• Gesamt: 999 EUR/Monat

ROI: (2.600 - 999) / 999 = 160% Return on Investment

Das bedeutet: Für jeden Euro, den du in Xentral investierst, bekommst du 2,60 EUR an Wert zurück.

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Praxis-Beispiel: Was kostet ein typisches Projekt?

Hier ein anonymisiertes Beispiel aus meiner Praxis:

Kunde: Online-Händler für Heimtextilien Ausgangslage: Billbee + Excel, 600 Aufträge/Monat, Shopify + Amazon Ziel: Professionalisierung, Automatisierung, DATEV-Integration

Projektkosten:

Dazu: Xentral Business-Lizenz (649 EUR/Monat)

Ergebnis nach 6 Monaten:

• 15 Stunden Zeitersparnis pro Woche
• Keine DATEV-Fehler mehr
• Skalierung auf 900 Aufträge/Monat ohne zusätzliches Personal

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Versteckte Kosten, die oft übersehen werden

Aus meiner Erfahrung sind das die häufigsten "Überraschungen":

1. Überschreitung des Auftragskontingents

Jedes Paket hat eine bestimmte Anzahl inkludierter Aufträge. Überschreitest du diese, zahlst du pro zusätzlichem Auftrag. Das kann sich schnell läppern, besonders in umsatzstarken Monaten.

Tipp: Überwache dein Volumen monatlich. Wenn du regelmäßig über 80% deines Kontingents kommst, ist ein Upgrade oft günstiger als die Einzelabrechnung.

2. Externe Integrationen

Nicht alle Systeme lassen sich mit den Standard-Schnittstellen anbinden. Exotische Shop-Systeme, branchenspezifische Software oder veraltete Systeme erfordern oft Individualprogrammierung.

Tipp: Kläre vor Vertragsabschluss, ob alle deine Systeme unterstützt werden. Frag nach "Connect" vs. "Classic" vs. "API".

3. Schulungsaufwand

Xentral ist mächtig - aber auch komplex. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kostet Zeit. Und wenn die "Xentral-Experten" krank werden oder kündigen, fehlt plötzlich das Know-how.

Tipp: Investiere in eine saubere Dokumentation eurer Prozesse. Das kostet einmalig, spart langfristig.

4. Datenqualität

"Garbage in, garbage out" - wenn deine Stammdaten chaotisch sind, wird Xentral das nicht magisch lösen. Die Bereinigung vor der Migration ist oft aufwändiger als gedacht.

Tipp: Starte 4-6 Wochen vor dem geplanten Go-Live mit der Datenbereinigung. Eliminiere Duplikate, ergänze fehlende Felder, vereinheitliche Formate.

5. Change Management

Unterschätze nicht den menschlichen Faktor. Mitarbeiter, die seit Jahren mit "dem alten System" arbeiten, brauchen Zeit und Überzeugung für die Umstellung.

Tipp: Binde Key-User früh ein, kommuniziere die Vorteile, plane genug Zeit für die Umgewöhnung.

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Häufige Fragen zu Xentral-Kosten

Kann ich das Paket später wechseln?

Ja, Upgrades sind jederzeit möglich und werden anteilig berechnet. Downgrades sind meist erst zum Ende der aktuellen Vertragslaufzeit möglich. Wenn du unsicher bist, starte lieber eine Stufe niedriger und upgrade bei Bedarf.

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Ja, Xentral bietet 14 Tage kostenlos und unverbindlich zum Testen. Keine Kreditkarte nötig, kein automatisches Abo. Nutze diese Zeit, um die Oberfläche kennenzulernen und grundlegende Funktionen zu testen.

Was passiert, wenn ich kündige?

Deine Daten kannst du exportieren (CSV, API). Nach Vertragsende wird der Account deaktiviert, die Daten werden nach einer Karenzzeit gelöscht. Plane genug Zeit für eine geordnete Migration zu einem anderen System.

Sind die Preise netto oder brutto?

Alle Xentral-Preise sind Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer (19% in Deutschland, 20% in Österreich). B2B-Kunden können die USt. als Vorsteuer geltend machen.

Gibt es Rabatte für Startups oder gemeinnützige Organisationen?

Xentral bietet gelegentlich Sonderkonditionen an. Frag direkt beim Vertrieb nach aktuellen Programmen. Auch über Partner sind manchmal bessere Konditionen möglich.

Kann ich monatlich kündigen?

Das hängt vom gewählten Zahlungsmodell ab. Bei monatlicher Zahlung ist die Kündigungsfrist kürzer (meist 1-3 Monate), bei jährlicher Zahlung bist du für das Jahr gebunden. Die genauen Bedingungen stehen im Vertrag.

Was kostet der Support separat?

Basis-Support (E-Mail) ist in allen Paketen inklusive. Für schnellere Reaktionszeiten oder telefonischen Support gibt es Premium-Optionen. Alternativ kannst du einen Partner mit SLA-Vereinbarung beauftragen.

Lohnt sich Xentral für mein kleines Unternehmen?

Das hängt von deinen Anforderungen ab. Wenn du unter 100 Aufträge pro Monat hast und keine komplexen Prozesse, ist Billbee oder eine ähnliche Einsteiger-Lösung oft die bessere (günstigere) Wahl. Ab ca. 300-500 Aufträgen pro Monat wird Xentral interessant.

Kann ich einzelne Module separat buchen?

Einige Module (POS, Analytics Plus) können separat gebucht werden. Die Kernfunktionen sind jedoch an die Paketstufen gebunden. Du kannst nicht "nur Flows" kaufen, ohne Business zu haben.

Wie sieht es mit versteckten Preiserhöhungen aus?

Xentral behält sich Preisanpassungen vor, muss diese aber ankündigen. In der Praxis gab es in den letzten Jahren moderate Erhöhungen. Langfristige Verträge bieten oft Preisgarantien.

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Fazit: Was Xentral wirklich kostet

Lass uns die wichtigsten Punkte zusammenfassen:

Die Lizenzkosten sind transparent: Launch ab 99 EUR, Starter ab 349 EUR, Business ab 649 EUR, Pro ab 849 EUR - jeweils pro Monat bei jährlicher Zahlung.

Die Gesamtkosten sind höher: Rechne mit dem 1,5- bis 2-fachen der reinen Lizenzkosten, wenn du Einrichtung, Schulung und laufende Betreuung einbeziehst.

Der ROI ist in den meisten Fällen positiv: Die Zeitersparnis durch Automatisierung, die Fehlerreduktion und die Skalierungsmöglichkeiten übersteigen die Investition oft deutlich.

Für die meisten E-Commerce-KMU mit 500k bis 5M EUR Umsatz ist das Starter- oder Business-Paket die richtige Wahl. Launch ist für echte Startups, Pro für spezielle Anforderungen.

Meine Empfehlung: Teste Xentral 14 Tage kostenlos, um ein Gefühl für das System zu bekommen. Dann sprich mit einem Partner (z.B. mir) über deine spezifischen Anforderungen. Ein gutes Beratungsgespräch spart dir am Ende mehr Geld als es kostet.

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Nächste Schritte

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